Referat af bestyrelsesmøde nr. 3/2019

27.maj 2019, VO-res klubhus

Til stede:	Jess Rasmussen, Karsten Christiansen, Tommy Kirk Damsgaard og Pia Gade
Fraværende:	Torben Pedersen,
Næste møde:	23/9/2019, Klokken 19:15, VO-res hus
Bilag:	1)     Vejledning til forplejning til godkendelse 2)     Formandens oplæg til Klubtur 3)     Referat fra Jubilæumsudvalget til godkendelse

1. Godkendelse af referat fra sidste møde
   Godkendt
2. Opfølgning på generalforsamlingen, herunder:
   1. Kaffe, te og kage efter træningsløb eller grillpølser og øl/vand (Karsten)
      Vejledning samt erfaring fra 1. maj nedfældes i revideret form. Godkendes af bestyrelsen som bilag til dette referat. Oplægges på hjemmeside & eventuelt FB.
   2. Klubtøj (Karsten)
      Det eksisterende tøj fra NoName er lavet specielt til VO. Stig eftersøger referencer og sender til Karsten. Dette med henblik på at fastholde den eksisterende kollektion og udbygge med flere størrelser.
   3. Klubtur til Høst Open (Jess)
      Jess fremførte et oplæg, som vedlægges nærværende referat som bilag. Forskellige tilskudsordninger blev diskuteret. Enighed om at tilskud skal tilgodese klubbens formål med at samle så mange som muligt, men give frihed til at deltagerne selv vælger rejseform og tidspunkt. Derfor vil klubben betale indkvartering og muligvis en fællesspisning lørdag aften. Endelig afklaring i forhold til økonomi og muligheder inden sommerferien, ultimo juni.
   4. Jubilæumsudvalget (Torben)
      Jess videregiver referat fra Torben af 1. møde i udvalget. Referatet vedlægges nærværende referat som bilag. Der var enighed om at godkende jubilæumsudvalgets forslag.
   5. Udskiftning/nyt materiel
      Der er indkøbt nyt materiel i 1. og 2. kvartal for omtrent kr. 40.000,- af o-løbsmateriel og andet. Materiellet er lagt på plads i henholdsvis ski-rum og lade klar til brug. Nye telte lader vente på sig grundet restordre ved leverandøren.

3. Kommende og fremtidige aktiviteter (Jess)
   3. Mandag den 17.juni arrangere fællesspisning, hvor klubben er vært. Efter fællespisningen vil der være klubmøde med følgende indhold:
   4. Evaluering af divisionsmatchen i Ulbjerg 5. maj.
   5. Præsentation og drøftelse af klubbens stævner frem til og med Påskeløb i 2023, herunder udpegning af stævneledere og banelæggere med flere.
   6. Orientering om klubtur til Høst Open 25-27 oktober på Bornholm.

4. Bordet rundt

Jess: Hans Christian (løbstilmelder) stopper ved årets udgang. Der iværksættes eftersøgning for erstatning.
Jess har modtaget forslag til justering af regulativet for officielle stævner, fra Keld Gade angående starter. Jess vurderer og forelægger i Nordkredsen ved næste klubledermøde.

Karsten: Skole-O den 17.maj var en stor succes med ca. 200 deltagere. Keld Gade var endnu engang banelægger, Jess postudsætter mm og Karsten stævneleder. Det er aftalt med Dansk Skoleidræt at arrangementet gentages i 2020.

Tommy: IAB

Pia: Printerpapir? Hvem sørger for det? Tommy påtager sig opgaven med at indkøbe papir. Det er besluttet at indkøbe 100 gram papir i A4 mhp tilfredsstillende kvalitet til O-kort.
Divisionsmatchen i Ulbjerg giver pænt overskud, men er ikke fuldstændigt afregnet endnu.
Ny grill!! Det besluttet, at Keld må købe den foreslåede grill.
Der er potentielt fare for at tilskud til kørsel til funktionsledere kan underminere økonomien for et stævne. Dette ses håndteret af stævnelederen, idet problemstillingen indarbejdes i funktionsbeskrivelser.

5. Næste møde. Forslag er mandag d. 23. september.

Forslag til mødeplan for 2019:

Primo februar: 04/2 Forberedelse til generalforsamling og repræsentantskabsmøde.
Ultimo marts: 25/3 Opstart på et nyt år med evt. nye ansigter. Konstituering.

Ultimo maj: 27/5 Klar til sommerens arrangementer og langtidsplan inden klubledermødet.

Ultimo september: 23/9 Sommersæsonen er slut og der er klubledermøde i november.

Medio december:  09/12 Årlig status. Lidt julehygge.

Der er klubledermøde i januar

6. Forplejning til bestyrelsesmøder

Jess	Tommy	Pia	Karsten	Torben
Nr. 2	Nr. 3	Nr. 4	Nr. 5	Nr. 6