Referat af bestyrelsesmøde nr. 5/2020

Af
  1. november 2020 VOres hus

Til stede:

Pia Gade, Jess Rasmussen, Tommy Kirk Damsgaard, Jørn Svendsen og Karsten Christiansen

Fraværende:

Ingen

Næste møde:

1 februar 2021, VOres hus

Bilag:

Ingen
  1. Godkendelse af dagsorden
    Godkendt
  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
    Godkendt

  2. Kort orientering fra Nordkredsens klubledermøde 4. november ved Jess
    Nordkredsens klubledermøde blev gennemført 4.november. Mødet blev gennemført som videokonference via ZOOM applikationen. Emner var primært afviklingen af vinterlangdistanceløb og Nordkredsens Venners vedtægter. Referat fra mødet kan ses på DOF hjemmeside under kredse.

  3. Drøftelse af klubbens kontingent jf. drøftelserne på sidste møde
    Pia (finansminister) har beregnet at tabet i indkomst som følge af den drøftede nedsættelse af nuværende kontingent vil udgøre ca. 42.000,- kr. pr. år, max 45.000,- kr.
    Pia fortsætter med en lille bøn; såfremt der skal laves fleksibelt kontingent, skal det samtidigt overvejes, hvordan man så praktisk kan inddrive kontingent, uden at pålægge kassereren en væsentlig belastning.
    Aktion: Det blev besluttet, at Jess udarbejder to forslag til, hvorledes en reduktion af kontingentet kan forelægges Generalforsamlingen. Forslagene behandles på næste bestyrelsesmøde. 
    Generalforsamling 2021
    Jess foreslår at generalforsamlingen afvikles mandag 8. marts 2021. Forhåbentligt er Corona aftaget, og vi må samles igen.
    På valg: Tommy, Jørn og Jess.
    Forberedelser: Jess udarbejder forslag til bestyrelsens beretning for 2020 og forslag til bestyrelsens planer for 2021. De behandles på næste bestyrelsesmøde, så de kan sendes ud til medlemmer inden generalforsamlingen.
    Aktivitetspokal: Forslag blev drøftet. Besluttes på næste bestyrelsesmøde.
  1. Kort drøftelse af årets aktiviteter
    Vinterlang i starten af året.
    Læsø 3-dages var endnu engang en kæmpe succes. Stor ros til arrangører. Økonomien er afstemt undtaget enkelte poster. Pænt overskud.
    Natteravn er gennemført i Undallslund. Stor ros til arrangørerne for gode baner og at håndtere de mange særlige forhold som Corona afleder. Der har været nye folk med på flere funktionsposter, såsom tidtagning og i mål. Særligt på Natteravn har Pia med stort engagement oplært nye folk.
  1. Aktiviteter i 2021
    Midtjysk SprintCup i maj. Gennemføres sammen med Skive, som det var planlagt i 2020 i weekenden 15-16 maj, idet Skive arrangere to løb om lørdag og VO to løb om søndagen. Tommy er i gang med at forny Houlkær kortet til ny 1:4000 format.
    Jess er stævneleder, og tager inden jul kontakt til dem, der var planlagt at være med til at arrangere løbet i 2020.
    Natteravn i oktober: Der skal findes ny tovholder, idet Pia har trukket sig efter mange års engageret og god indsats på området.
    MTB-O: 3. september 2021 arrangere sprint, som en del af et større arrangement. Der skal findes personale.
  1. Klubtur 2021
    Bestyrelsen forbereder 3 forslag, som forelægges på generalforsamlingen i 2021.
  1. Træning til nye medlemmer
    Bør genoptages når Corona og frivillige er til rådighed hertil.
    Drøftes på næste bestyrelsesmøde.
  1. Økonomisk status
    Pia præsenterer status. Vi er ca. kr. 45.000,- bagud i forhold til tidligere år, som fint afspejler beslutningen om ikke at opkræve kontingent for 2. halvår 2020, samt de manglende aktiviteter generelt som følge af Corona.
  1. Bordet rundt
    Pia: Ønske om anskaffelse af erstatning for nedslidte EMIT på baggrund af erfaringer fra Natteravn; udgift kr. 35000. Forslaget er godkendt.
    Der skal fremover også følges med i udviklingen af Sport Ident (SI) med henblik på, at få etableret en langsigtet plan på området. Dette kunne startes op ved at høre ind til andre klubber erfaring med overgangen til SI, herunder for eksempel MariagerFjord OK:
    Efterspørger VO policy i forhold til behandling og udskrivning af kort. Jess tager en snak med Steen Frandsen i hans egenskab af DOF kortkonsulent og vender tilbage med et forslag til policy.
    Stig spørger til om mails til alle medlemmer må oplægges på hjemmesiden. Bestyrelsens holdning er, at det vurderes fra gang til gang.
    Ny rengøringsfirma, Carina Hald i Viborg, grundet den tidligere har opsagt aftalen.
    Bestyrelsen har diskuteret om en policy for Facebook skal laves, herunder hvordan klubbens Facebook gruppe skal anvendes.
    Jørn: De nye kortplader og kompasser købt for DGI tilskud er kommet.
    Anmoder om at der også gives tilskud til startafgiften til udpegede MTBO-løb i lighed med støtten til startafgiften til klubmedlemmernes deltage i divisionsmatcher. Der var enighed om, at der skulle ses på området, men at der er behov for at behandle forslaget grundigt for at undgå utilsigtet misnøje og yderligere bureaukrati for løbstilmelder og kassereren.
    Tommy: MTB-O træning i fuld gang. Fungerer som selvtræning via Usynlig-O og annonceres på Facebook som begivenheder.
    Jess: IAB
    Karsten: IAB
  2. SLUT

Skriv en kommentar